Wenn man derzeit die Homepage der SBL Rechtsanwaltsgesellschaft mbH besucht, dann wird man sofort darauf hingewiesen, dass die Kanzleiräume in allen 3 Standorten derzeit nicht durchgängig besetzt sind. Wie der Alltag der Kanzlei derzeit aussieht, haben uns die beiden Insolvenzverwalter im Interview beschrieben.
STP Informationstechnologie AG – Guten Tag Herr Schreiber und guten Tag Herr Borchert und herzlichen Dank, dass Sie uns für dieses Interview zur Verfügung stehen.
RA Marc-André Borchert – Sehr gerne.
RA Christian Schreiber – Guten Tag.
STP – Als wir uns vor Kurzem über ein ganz anderes Thema unterhalten haben, erwähnten Sie, dass Ihre Kanzlei mit allen Standorten derzeit weitgehend aus dem Homeoffice heraus arbeitet. Wie kam es zu dieser Entscheidung?
Herr Borchert – Als Arbeitgeber haben wir die Verpflichtung, unsere Mitarbeiter zu schützen. Die Mitarbeiter jeden Tag in die Kanzlei fahren zu lassen, um dort miteinander zu arbeiten, enthält für uns das nicht kalkulierbare Risiko, dass sich jemand ansteckt und diese Infektion dann im persönlichen Umfeld, aber auch in der Kanzlei weitergibt. Wenn auch nur ein Mitarbeiter in der Kanzlei infiziert wäre, bedeutet das Quarantäne für alle anderen in dessen Umfeld. Das wiederum hätte erheblich negative Auswirkungen auf unseren Kanzleibetrieb und damit natürlich auch erheblich negative Folgen für die Verfahrensbearbeitung bzw. für die Liquidität der Kanzlei.
STP – Wann haben Sie mit Ihrem Kollegen Herrn RA Christian Schreiber, ebenfalls Insolvenzverwalter, diese Entscheidung getroffen?
Herr Borchert – Die Entscheidung haben wir bereits am 15. März 2020 getroffen und direkt am 16. März 2020 die Umsetzung begonnen.
STP – Oh, das ging schnell.
Herr Borchert – Ja, wir wollten den Schutz der Mitarbeiter schnell herstellen und dann war das die konsequente Umsetzung.
STP – Wie war die Reaktion der Mitarbeiter dazu?
Herr Borchert – Alle haben die Entscheidung begrüßt und haben mit vollem Einsatz daran mitgearbeitet, dass die Arbeitsabläufe für das Homeoffice optimiert werden.
STP – Welche Herausforderungen haben Sie dabei bewältigen müssen?
Herr Schreiber – Die technische Umsetzung, also die Herstellung der Arbeitsfähigkeit der Kanzlei, war der wichtigste Punkt. Zusammen mit unserem IT-Dienstleister haben wir Zugänge für die Mitarbeiter von zuhause in die Kanzlei hergestellt.
Da wir mit winsolvenz.p4 und LEXolution.DMS Pro arbeiten, haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die Akten und Dokumente und waren sofort auch von zuhause arbeitsfähig. Sollte doch mal jemand eine Information oder ein Dokument benötigen, was nur in Papier vorhanden ist, dann finden wir auch hierfür stets eine Lösung, da immer wenigstens ein Mitarbeiter vor Ort in den Kanzleiräumen ist, um die Eingangs- und Ausgangspost zu bearbeiten. Derjenige scannt dann auch das angeforderte Dokument einer alten Papier-Akte ein, so dass dieses in LEXolution.DMS Pro in der Akte aufrufbar ist.
STP – Wie sieht denn nun Ihr Arbeitsalltag aus?
Herr Schreiber – Wie bereits geschildert ist täglich ein Mitarbeiter vor Ort in der Kanzlei und sichtet die neu eingegangene Post. Diese wird dann gescannt und über LEXolution.DMS Pro dem Mitarbeiter übermittelt, der dafür zuständig ist. Der Mitarbeiter bereitet auch die Versendung der Ausgangspost, die nicht digital übermittelt werden kann, vor. Daneben ist regelmäßig zeitweise auch ein Rechtsanwalt vor Ort.
STP – Aber es müssen doch auch Dokumente ausgedruckt und unterschrieben werden?
Herr Borchert – Zunächst versuchen wir, wie auch schon vor Corona-Zeiten schon, vieles auf digitalen Wegen zu klären, also per beA und E-Mail. Aber natürlich gibt es auch immer noch Dokumente, die körperlich versandt werden. Diese werden über den Homeoffice Arbeitsplatz über den Zugriff auf den Drucker an den Kanzleistandorten ausgedruckt, dort von dem vor Ort eingesetzten Mitarbeiter zusammengestellt und dann in Unterschriftenmappen parat gelegt. Da jeweils ein Rechtsanwalt vor Ort ist, ist so auch gewährleistet, dass auch diese Dokumente ohne Verzögerung in den Versand gehen. Allerdings finden inhaltliche Vorprüfungen und Abstimmungen nun ausschließlich digital über LEXolution.DMS Pro statt; wir erhalten den Großteil der Entwürfe also digital vorab zur Durchsicht und Korrektur. Alternativ drucken wir kleinere Schriftsätze auch selber zuhause aus, scannen die ausgehenden Dokumente ein geben sie anschließend auf den Versandweg via Post.
STP – Wie halten Sie den Kontakt zu den Mitarbeitern?
Herr Borchert – Wir telefonieren häufig und haben auch unsere Telefonanlage in der Cloud, so dass wir telefonisch vollkommen uneingeschränkt agieren können. Daneben nutzen wir zum schnellen Austausch und zur organisatorischen Abstimmung auch digitale Kurznachrichtendienste.
STP – Haben Sie einen Überblick über die durchgeführten Arbeiten Ihrer Mitarbeiter?
Herr Schreiber – Natürlich. Wir haben die Fristen und Termine im Logbuch in winsolvenz.p4 gepflegt und darüber kann man nachvollziehen, was gerade ansteht. Über LEXolution.DMS Pro können wir zudem sehen, welcher Mitarbeiter was gemacht hat und welche Aufgaben dort noch offen sind. Ich stehe ja auch im Büro nicht dauernd an den Tischen meiner Mitarbeiter und prüfe, wer was in dem Moment macht. Ein bisschen Vertrauen, aber auch konkrete Anweisungen bilden den Rahmen für diese Arbeitsweise und bisher funktioniert es richtig gut.
STP – Fehlt Ihnen was?
Herr Schreiber – Ja, der persönliche Kontakt zu den Menschen. Auch, wenn die Stimmung derzeit bei allen gut ist und wir oft miteinander reden, ersetzt das den persönlichen Kontakt natürlich nicht.
STP – Auf was freuen Sie sich in diesem Zusammenhang?
Herr Borchert Leider mussten wir schon die eine oder andere gemeinsame Kanzleiaktivität aufgrund der derzeitigen Einschränkungen ausfallen lassen. Umso mehr freue ich mich, die Mitarbeiter hoffentlich doch bald persönlich wiederzusehen, um dann u. a. auch die gemeinsam geplanten Unternehmungen nachzuholen.
STP – Herr Schreiber, Herr Borchert, wir danken Ihnen sehr herzlich für dieses interessante Interview und wünschen Ihnen und Ihrer Kanzlei alles Gute und bleiben Sie alle gesund!
Herr Borchert – Wir standen Ihnen sehr gern Rede und Antwort und wünschen Ihnen und Ihrem Team ebenfalls weiterhin stets beste Gesundheit!