Am 25.05.2018 tritt die DSGVO in Kraft. Diese bringt umfassende Anforderungen bei der künftigen Bearbeitung von personenbezogenen Daten mit sich.
Zur Umsetzung der Anforderungen an die DSGVO bieten wir Ihnen für winsolvenz.p4 nachfolgend einige Informationen und Unterstützung an.
Auftragsdatenverarbeitung mit STP
Da wir im Rahmen der Durchführung unserer Verträge teils personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, hierzu die nach DSGVO erforderliche Auftragsdatenverarbeitung (Art. 28 DSGVO) mit dem Auftragnehmer (STP Informationstechnologie AG oder STP Portal GmbH) abzuschließen.
Nachfolgend finden Sie bereits von unserer Seite unterzeichnete Vereinbarungen. Wenn Sie diese heruntergeladen haben und öffnen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kanzleidaten zu ergänzen und das Dokument auszudrucken. Bitten senden Sie uns gescannt per E-Mail oder auf dem Postweg ein ebenfalls von Ihnen unterzeichnetes Exemplar zu:
- Auftragsdatenverarbeitung mit der STP Informationstechnologie AG
- Auftragsdatenverarbeitung mit der STP Portal GmbH (bei der Nutzung von GIS und/oder des StatistikGateways)
Unterstützung bei Auskunftsersuchen
Nach Art. 15 DSGVO steht Betroffenen ein Recht auf Auskunft zu, ob und welche personenbezogene Daten verarbeitet werden. Hierzu stellen wir Ihnen zwei Word-Vorlagen zu Verfügung, über die bspw. Gläubiger, Schuldner oder auch Drittschuldner informiert werden können. Für Arbeitnehmer stellen wir Ihnen eine weitere Vorlage für die Auskunft zur Verfügung.
Für Schuldner, bei denen ein pfändbares Einkommen verwaltet und gespeichert wird, steht Ihnen mit Report 1120 „Pfändbares Einkommen“ (Verfahren/Akte/Rechtes Detail – „Pf.E.“) zur Verfügung.
Hinweis für den Umgang mit Aufbewahrungsfristen
Um Verfahrensdaten konform der Aufbewahrungsfristen zu löschen, empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen:
- Anlage eines Logbuchart „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ (zu erstellen über Einstellungen/Komboboxen/Logbuchart)
- Danach können Sie diese Logbuchart als Folgetermin von Beendigungsterminen (Verfahren oder RSB-Phase) definieren. Die Definition der Folgetermine bestimmen Sie ebenfalls im Bereich Einstellungen/Komboboxen/Logbuchart bei den Logbucharten, die ein Verfahren oder die RSB-Phase beenden
- Um zu löschende Verfahren zu finden, müssen Sie einen „Hinterlegten Filter“ in Verfahren/Akte definieren, der die neue Logbuchart „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ abfragt
Umgang mit GIS (Gläubigerinfomationssystem)
Um in GIS veröffentliche Verfahren konform der InsoBekV zu löschen, bieten wir Ihnen in der nächsten Version einen neuen hinterlegten Filter an, der Ihnen Verfahren anzeigt, die länger als 6 Monate beendet und noch in GIS aktiv sind.
Um Ihre Kanzlei Datenschutzerläuterung um den Hinweis auf das Gläubigerinformationssystem zu erweitern, haben wir Ihnen einen Mustertext mit Erläuterung zum System vorbereitet: