Auf dem Markt finden Sie derzeit viele Tools, die das digitale Kommunizieren einfach machen. Ein wichtiges Thema bei Work@Home sind Web- und Videokonferenzen. Manchmal reicht Telefonieren einfach nicht aus und oft ist es besser den oder die anderen Gesprächspartner zu sehen. Besonders bei Besprechungen im eigenen Team können Sie somit auch den Kontakt zwischen den Mitarbeitern Ihrer Kanzlei fördern.
Nachfolgend finden Sie eine kleine Liste von Tools und Anbietern, die es derzeit auf dem Markt gibt.
- Zoom: https://zoom.us/
- Lifesize: https://signup.lifesize.com/
- BLIZZ von Teamviewer: https://www.blizz.com/de/
- Cisco: Webex Meetings: https://www.webex.com/de/index.html
- Microsoft Teams
- Skype
Welche Lösung für Sie die Richtige, können wir natürlich nicht entscheiden, aber wir können Ihnen unsere Lösungen von STP vorstellen.
Wir bei STP haben uns hauptsächlich für 2 Lösungen entschieden – je nachdem, was wir gerade an Tätigkeiten durchführen – Zoom und Teams von Microsoft.
Carsten Hoppstock, unser IT-Leiter bei STP gibt Ihnen in einem nachfolgenden Interview mehr Informationen dazu.
Bei STP benutzen wir hierzu verschiedene Tools. Für interne Meetings, aber auch für Meetings mit Kunden und Partner nutzen wir eine Online-Meeting-Applikation. Hierzu ein kleines Interview mit unserem IT-Leiter, Carsten Hoppstock:
STP: Welche Tools setzen wir bei STP für Online-Meetings ein?
CH: Derzeit setzen wir für interne, aber auch Meetings mit externen Teilnehmern Zoom ein. Zoom ist derzeit (zumindest bei STP) der Platzhirsch. Einfache Bedienbarkeit, günstiges Abo, sehr gute nahezu verlustfreie Video- und Audioübertragung, und (inzwischen) auch alles verschlüsselt und datenschutzrechtlich konform.
STP: Warum setzen wir grade dieses Tool ein?
CH: Einfache Bedienbarkeit, logisch aufgebaut (mit 4 Klicks in der Konferenz), günstiges Abo, sehr gute nahezu verlustfreie Video- und Audioübertragung, verschlüsselt, auch mobil gut verfügbar (via Handy).
STP: Wie komme ich an das Tool und wie richte ich es für meine Kanzlei ein?
CH: Unter https://zoom.us/ kann die App heruntergeladen werden. Es gibt eine kostenfreie Variante, die jedoch eine Zeitbegrenzung von 40 Minuten pro Meeting hat.
STP: Was kostet mich das Tool?
CH: Eine vollumfängliche Version ohne Zeitbeschränkung kostet 13,99 € pro Monat und pro Moderator.
STP: Wie kann ich ein Online-Meeting durchführen?
CH: Das ist ehrlich gesagt, sehr intuitiv gestaltet. Anmelden, dann auf „neues Meeting“, den Link kopieren – versenden, z.B. per Mail, starten – und schon ist man drin.
STP: Was ist noch zu berücksichtigen?
CH: Es bedarf einer Webcam und eines Mikrofons + Lautsprechers. Selbst bei günstigsten Notebooks sind diese aber meistens schon dabei. Ein Headset, z. B. vom Handy, kann man aber auch nutzen. Einfache Videokameras gibt es inzwischen für wenig Geld.
STP: Und wann nutzen wir bei STP Teams von Microsoft?
CH: Teams setzen wir intern ein. Hierüber kann man feste Teams an Mitarbeitern zu bestimmten Themen zusammenführen. Dann können darüber auch gesichert Daten und Dokumente ausgetauscht werden, die dann allen im Team zur Verfügung stehen.
Telefonieren kann man darüber auch, auch mit Bild und für den kurzen Informationsaustausch kann man auch einen kleinen Chat nutzen.
STP: Herzlichen Dank Carsten für das Interview.
Weitere Tipps zu Zoom
Da für Zoom keine Zugänge oder Registrierungen für eingeladene Teilnehmer erforderlich sind, bietet sich das Tool auch bspw. für Ihre Kommunikation mit Schuldnern, Schuldnervertretern oder auch dem Gläubigerausschuss an. Planen Sie Ihre Meetings mit Zeit und Länge und versenden Sie Einladungslinks per E-Mail. Teilnehmen kann jeder per Computer aber auch mit mobilem Endgerät.
Für sichere Meeting bietet es sich mit Zoom an, dass Sie jeweils eine neue Meeting-ID generieren lassen (Standardeinstellung). Dadurch verhindern Sie, dass ein bereits bekannter Link mit einer Meeting-ID ggf. missbraucht werden kann.
Auch bietet Zoom die Möglichkeit an, dass Teilnehmer zunächst in einen Warteraum geleitet werden und Sie aktiv die Teilnehmer dann zur Webkonferenz zulassen können. Dadurch können Sie bspw. bei einer virtuellen Gläubigerausschusssitzung sicherstellen, dass auch nur berechtigte Personen an dem Meeting teilnehmen.
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